“以前外出檢查項(xiàng)目章使用情況，一個(gè)項(xiàng)目就得耗一個(gè)小時(shí)，遠(yuǎn)點(diǎn)的工地得耗一上午，現(xiàn)在通過(guò)智慧印章系統(tǒng)，十分鐘就搞定，大大提高了我們的工作效率！”
“戴上智慧鎖的印章方便我們實(shí)時(shí)監(jiān)控，大大降低了因偷蓋漏蓋等違規(guī)用印行為引發(fā)的經(jīng)濟(jì)糾紛與法律責(zé)任糾紛風(fēng)險(xiǎn)，省事省時(shí)省錢(qián)。”
近來(lái)，說(shuō)起智慧印章系統(tǒng)設(shè)備給工作帶來(lái)的便利，廣州建筑集團(tuán)下屬四建公司的員工們都紛紛豎起大拇指，一場(chǎng)企業(yè)管理革新的生動(dòng)實(shí)踐已經(jīng)悄然上演。
在建筑行業(yè)，傳統(tǒng)印章跟著項(xiàng)目走，使用頻率高。在“點(diǎn)多面廣”的作業(yè)環(huán)境下，項(xiàng)目印章管理至少存在四大弊端：一是印章數(shù)量多，遠(yuǎn)程監(jiān)管困難；二是蓋章資料存檔困難；三是手工登記容易出現(xiàn)錯(cuò)漏；四是難以實(shí)現(xiàn)對(duì)印章使用情況進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的追溯。稍有不慎就容易出現(xiàn)超范圍、超權(quán)限用印等不規(guī)范、不可控問(wèn)題，在實(shí)際工作中極易引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。
▲傳統(tǒng)印章存放環(huán)境，以及管理人員到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)檢查傳統(tǒng)印章使用的場(chǎng)景
2018年，公安機(jī)關(guān)不再對(duì)項(xiàng)目專用章出具《刻制許可證》，下屬四建公司采用公證處做公證（代替公安機(jī)關(guān)備案）的方式，對(duì)項(xiàng)目章加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控。但無(wú)論是備案還是做公證，只能起到部分事后補(bǔ)救的作用，并不能在事前預(yù)防和在事中進(jìn)行監(jiān)控。
2021年4月，下屬四建公司黨委書(shū)記、董事長(zhǎng)張偉斌牽頭成立調(diào)研小組，制定創(chuàng)新智慧印章管控的需求和實(shí)施計(jì)劃，決定給傳統(tǒng)印章裝上“智能鎖”——通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)時(shí)采集用印數(shù)據(jù)，重構(gòu)“申請(qǐng)-審批-用印-歸檔”全流程閉環(huán)，搭建起“平臺(tái)+終端+APP”三位一體的智慧管理系統(tǒng)。
▲智慧印章管控系統(tǒng)
七個(gè)月后，系統(tǒng)正式投用，指尖輕點(diǎn)便能完成審批，實(shí)現(xiàn)印章使用全程留痕。通過(guò)智慧印章系統(tǒng)，項(xiàng)目部隨時(shí)隨地可通過(guò)PC或手機(jī)發(fā)起用印申請(qǐng)，審批人在線審批并向印管員發(fā)送用印授權(quán)碼。印管員在設(shè)備上進(jìn)行身份認(rèn)證（人臉監(jiān)測(cè)+指紋識(shí)別）后，解鎖進(jìn)行蓋章。蓋章時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)與原文件差異，全程電子文件自動(dòng)留檔。公司本部系統(tǒng)可實(shí)時(shí)在線檢查項(xiàng)目用印情況，隨時(shí)對(duì)項(xiàng)目專用章使用進(jìn)行管理監(jiān)督，有效降低項(xiàng)目章使用不規(guī)范帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)。
▲智慧印章工作原理
改革成效令人欣喜。三年來(lái)智慧印章應(yīng)用到33個(gè)項(xiàng)目中，累計(jì)發(fā)起20多萬(wàn)次用章申請(qǐng)、16多萬(wàn)次蓋章操作，用印記錄100%強(qiáng)制留痕，平均審批時(shí)間從8小時(shí)壓縮至15分鐘。同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)不僅能遠(yuǎn)程管控用章，也能借此把控項(xiàng)目進(jìn)度與用印資料是否協(xié)同。更深遠(yuǎn)的是，曾經(jīng)的風(fēng)險(xiǎn)洼地筑起了“事前防范—事中監(jiān)控—事后追溯”的全流程風(fēng)控堤壩，極大節(jié)約了人力、時(shí)間成本，實(shí)現(xiàn)高效、合規(guī)、降本。
▲項(xiàng)目印章管理模式
智慧印章系統(tǒng)設(shè)備的引入，不僅是一次技術(shù)升級(jí)，更帶動(dòng)了合同管理、外來(lái)函件管理、工作督辦管理等多個(gè)流程的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，有效賦能企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理。廣州建筑集團(tuán)將繼續(xù)支持四建公司將改革基因注入質(zhì)量管理、安全監(jiān)管等工作，以持續(xù)創(chuàng)新為企業(yè)的發(fā)展注入新的動(dòng)力。
來(lái)源 | 四建公司 李鋮琪 何嘉慧
編發(fā) | 集團(tuán)黨群工作部 龍錕 李建南
集團(tuán)辦公室品牌與公共關(guān)系部 劉奧赟
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